اگر صورتحساب‌های شما در نرم‌افزار حسابداری صادر میشود، وارد کردن دوباره همان اطلاعات در سامانه مودیان هم وقت‌گیر است و هم احتمال خطا را بالا می‌برد. راه حل، اتصال نرم‌افزار حسابداری به سامانه مودیان از طریق API است؛ یعنی صورتحساب به محض ثبت در نرم‌افزار شما، به‌صورت خودکار برای شرکت معتمد و از آنجا به سامانه مودیان ارسال شود. این راهنما برای مدیران مالی و تیم‌های فنی نوشته شده و نشان می‌دهد این اتصال چطور کار می‌کند و قبل از شروع چه چیزهایی لازم است.
API سامانه مودیان به زبان ساده
API یک درگاه نرم‌افزاری است که دو سیستم از طریق آن با هم حرف می‌زنند. در این سناریو، نرم‌افزار حسابداری شما اطلاعات صورتحساب را در قالب استاندارد به API شرکت معتمد می‌فرستد و شرکت معتمد، امضا و ارسال به سامانه مودیان و دریافت نتیجه را انجام می‌دهد. شما وضعیت هر صورتحساب (ارسال‌شده، موفق یا دارای خطا) را در نرم‌افزار خود می‌بینید.
مسیر یک صورتحساب از نرم‌افزار شما تا سامانه مودیان
- ثبت صورتحساب در نرم‌افزار حسابداری، مثل همیشه
- ارسال خودکار اطلاعات صورتحساب به API شرکت معتمد
- اعتبارسنجی اطلاعات و آماده‌سازی در قالب مورد نیاز سامانه
- امضا و ارسال به سامانه مودیان
- دریافت نتیجه و بازگشت وضعیت به نرم‌افزار شما
قبل از اتصال چه چیزهایی لازم است؟
- ثبت‌نام در سامانه مودیان و دسترسی به کارپوشه
- شناسه یکتای حافظه مالیاتی و انتخاب شرکت معتمد برای آن
- تعیین روش امضا: با کلید مودی یا کلید شرکت معتمد. تفاوت این دو را در مقاله کلید مودی یا کلید شرکت معتمد توضیح داده‌ایم.
- شناسه کالا و خدمات برای اقلامی که در صورتحساب درج می‌شوند
- دسترسی تیم فنی یا پشتیبانی نرم‌افزار حسابداری شما برای پیاده‌سازی اتصال
API در مقابل روش‌های دیگر ارسال
| روش | مناسب برای | میزان خودکار بودن |
|---|---|---|
| اتصال API | کسب‌وکارهای دارای نرم‌افزار حسابداری یا فروش آنلاین و حجم بالای صورتحساب | کاملاً خودکار |
| سامانه تحت وب و ارسال با اکسل | کسب‌وکارهایی که صورتحساب‌ها را دوره‌ای و دسته‌جمعی ارسال می‌کنند | نیمه‌خودکار |
| نرم‌افزار اندرویدی | فروشندگان و اصناف با حجم کمتر | دستی و سریع |
| کارتخوان متصل به سامانه | فروشگاه‌های حضوری | خودکار در لحظه فروش |
مزایای اتصال API برای تیم مالی
- حذف ورود دوباره اطلاعات و کاهش خطای انسانی
- ارسال به‌موقع صورتحساب‌ها بدون وابستگی به یادآوری و کار دستی
- مشاهده وضعیت هر صورتحساب در همان نرم‌افزاری که با آن کار می‌کنید
- مقیاس‌پذیری: افزایش تعداد صورتحساب‌ها، بار کاری تیم مالی را زیاد نمی‌کند
مراحل پیاده‌سازی اتصال API، گام به گام
- بررسی نرم‌افزار فعلی: ابتدا مشخص کنید نرم‌افزار حسابداری یا فروش شما چه داده‌هایی از صورتحساب را نگه می‌دارد و آیا امکان ارسال خودکار داده به یک سرویس بیرونی را دارد یا نه.
- تطبیق فیلدها: فیلدهای صورتحساب در نرم‌افزار شما (مثل مشخصات خریدار، شناسه کالا، مبلغ، تخفیف و مالیات بر ارزش افزوده) با فیلدهای مورد نیاز سامانه تطبیق داده میشود. بیشتر خطاهای بعدی از همین مرحله شروع می‌شوند، پس برای آن وقت بگذارید.
- دریافت اطلاعات دسترسی: شرکت معتمد اطلاعات دسترسی به محیط تست و مستندات API را در اختیار تیم فنی شما قرار می‌دهد.
- پیاده‌سازی و تست: چند صورتحساب نمونه از انواع مختلف (عادی، اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش) در محیط تست ارسال و نتیجه بررسی میشود.
- شروع ارسال واقعی: پس از اطمینان از درستی ارسال‌ها، اتصال به محیط اصلی منتقل میشود. در هفته اول، وضعیت صورتحساب‌ها را روزانه بررسی کنید.
امنیت اطلاعات در اتصال API
در اتصال API، اطلاعات فروش و مشتریان شما بین دو سیستم جابه‌جا میشود؛ بنابراین رعایت چند نکته ضروری است:
- اطلاعات دسترسی به API (مثل کلید یا توکن) را فقط در سرور نگه دارید و در کد سمت کاربر یا فایل‌های اشتراکی قرار ندهید.
- دسترسی به تنظیمات اتصال را به افراد محدود و مشخصی بدهید.
- در صورت تغییر پیمانکار یا تیم فنی، اطلاعات دسترسی را تغییر دهید.
- از شرکت معتمد درباره نحوه نگهداری و محرمانگی اطلاعات ارسالی سؤال کنید.
چک‌لیست تست پیش از شروع ارسال واقعی
- یک صورتحساب عادی با خریدار حقیقی و یک صورتحساب با خریدار حقوقی ارسال و نتیجه را بررسی کنید.
- یک صورتحساب اصلاحی و یک صورتحساب ابطالی ارسال کنید تا از درست بودن ارجاع به صورتحساب اصلی مطمئن شوید.
- قطع عمدی ارتباط را آزمایش کنید و ببینید نرم‌افزار بعد از برقراری دوباره ارتباط، صورتحساب را تکراری ارسال نمی‌کند.
- مطمئن شوید پیام‌های خطای سامانه به زبان قابل فهم در نرم‌افزار شما نمایش داده میشود.
خطاهای رایج در اتصال API و پیشگیری از آن‌ها
- شناسه کالای نادرست یا ثبت‌نشده: پیش از اتصال، شناسه کالاهای پرفروش را بررسی کنید.
- اطلاعات ناقص خریدار در صورتحساب‌هایی که درج مشخصات خریدار در آن‌ها الزامی است
- ارسال تکراری یک صورتحساب به دلیل قطع ارتباط؛ نرم‌افزار باید پیش از ارسال مجدد، وضعیت صورتحساب قبلی را استعلام کند.
برای آشنایی با خطاهای پرتکرار، لیست خطاهای سامانه مودیان را ببینید.
اتصال API با ماهر
سرویس API ماهر برای اتصال نرم‌افزارهای حسابداری، فروشگاه‌های اینترنتی و سامانه‌های اختصاصی طراحی شده است. تیم فنی ماهر در مراحل پیاده‌سازی و تست همراه تیم شما است. برای بررسی امکان اتصال نرم‌افزار خود، از طریق صفحه تماس با ما درخواست مشاوره رایگان ثبت کنید.
پرسش‌های متداول
آیا برای اتصال API حتماً به برنامه‌نویس نیاز داریم؟
اگر نرم‌افزار حسابداری شما قابلیت اتصال به شرکت‌های معتمد را از پیش دارد، معمولاً فقط تنظیمات لازم است. در غیر این صورت، پیاده‌سازی توسط تیم فنی یا پشتیبانی نرم‌افزار شما انجام میشود.
بعد از اتصال، می‌توانیم برخی صورتحساب‌ها را دستی ارسال کنیم؟
بله، معمولاً می‌توان در کنار API از سامانه تحت وب هم برای موارد خاص استفاده کرد. هماهنگی لازم را با کارشناس شرکت معتمد انجام دهید تا صورتحساب تکراری ارسال نشود.
ارسال صورتحساب به سامانه مودیان را به ماهر بسپارید
شرکت معتمد مالیاتی نوع اول؛ ارسال صورتحساب با نرم‌افزار اندرویدی، سامانه تحت وب، API و کارتخوان. کارشناسان ماهر برای انتخاب روش مناسب کسب‌وکار شما، رایگان مشاوره می‌دهند.
بدون دیدگاه