هر مودی که صورتحساب الکترونیکی ارسال می‌کند، دیر یا زود با این سؤال روبه‌رو میشود: صورتحساب‌ها را با کلید خودم امضا کنم یا با کلید شرکت معتمد؟ این انتخاب فقط یک تنظیم فنی نیست؛ تعیین می‌کند مسئولیت صدور با چه کسی است، چه کارهایی باید خودتان انجام دهید و در صورت بروز خطا، پیگیری با کیست. در این مقاله دو روش را به زبان ساده مقایسه می‌کنیم تا بتوانید برای کسب‌وکار خود تصمیم بگیرید.
کلید در سامانه مودیان چه نقشی دارد؟
هر صورتحساب الکترونیکی پیش از ارسال به سامانه مودیان باید امضای دیجیتال شود. این امضا با یک «کلید خصوصی» انجام میشود و سازمان امور مالیاتی با «کلید عمومی» متناظر آن، اصالت صورتحساب را بررسی می‌کند. اینکه این کلید متعلق به مودی باشد یا به شرکت معتمد، دو مسیر متفاوت برای ارسال ایجاد می‌کند. برای آشنایی با مراحل دریافت گواهی و کلید، راهنمای گواهی امضای سامانه مودیان را ببینید.
روش اول: ارسال با کلید مودی
در این روش، مودی کلید خصوصی خود را می‌سازد و صورتحساب با کلید او امضا میشود. بنابراین مسئولیت صدور صورتحساب با خود مودی است. شرکت معتمد در این حالت نقش ارسال‌کننده اطلاعات به سامانه را دارد.
این روش برای چه کسانی مناسب است؟
- کسب‌وکارهایی که تیم مالی یا فنی دارند و می‌خواهند کنترل کامل امضای صورتحساب‌ها در دست خودشان باشد
- مجموعه‌هایی که ساختار داخلی برای نگهداری امن کلید و گواهی امضا دارند
چه کارهایی بر عهده شماست؟
- ساخت و نگهداری امن کلید خصوصی و گواهی امضا
- ثبت کلید عمومی در کارپوشه و انتخاب روش ارسال برای شناسه یکتای حافظه مالیاتی
- پیگیری تمدید گواهی و جایگزینی کلید در صورت مفقود شدن یا افشا
روش دوم: ارسال با کلید شرکت معتمد
در این روش، شرکت معتمد ارائه‌دهنده خدمات مالیاتی اطلاعات صورتحساب را از مودی دریافت می‌کند و با کلید و زیرساخت خود، صورتحساب را امضا و به سامانه ارسال می‌کند. به بیان ساده، صدور و ارسال هر دو توسط شرکت معتمد انجام میشود و مودی درگیر ساخت کلید، گواهی و جزئیات فنی امضا نمی‌شود.
این روش برای چه کسانی مناسب است؟
- فروشگاه‌ها، اصناف و کسب‌وکارهای کوچک و متوسطی که تیم فنی ندارند
- مودیانی که می‌خواهند سریع و بدون درگیری با مراحل فنی شروع به ارسال کنند
- کسب‌وکارهایی که حجم صورتحساب بالایی دارند و ترجیح می‌دهند یک طرف متخصص، ارسال را مدیریت و پیگیری کند
مقایسه دو روش در یک نگاه
| معیار | کلید مودی | کلید شرکت معتمد |
|---|---|---|
| امضای صورتحساب | با کلید خصوصی مودی | با کلید شرکت معتمد |
| مسئولیت صدور | مودی | شرکت معتمد |
| نیاز به ساخت کلید و گواهی | دارد | ندارد |
| پیچیدگی فنی برای مودی | بیشتر | کمتر |
| مناسب برای | مجموعه‌های دارای تیم مالی و فنی | اکثر کسب‌وکارها، به‌ویژه کسب‌وکارهای کوچک و متوسط |
چطور بین این دو روش انتخاب کنیم؟
سه سؤال زیر معمولاً تصمیم را روشن می‌کند:
- آیا کسی در مجموعه شما مسئول نگهداری امن کلید و گواهی است؟ اگر پاسخ منفی است، کلید شرکت معتمد ریسک کمتری دارد.
- صورتحساب‌ها از کجا صادر می‌شوند؟ اگر از نرم‌افزار حسابداری صادر می‌شوند، اتصال از طریق API و ارسال با کلید شرکت معتمد، کار را خودکار می‌کند. اگر فروش حضوری دارید، کارتخوان متصل به سامانه یا نرم‌افزار اندرویدی گزینه ساده‌تری است.
- چقدر زمان برای پیگیری خطاها دارید؟ در روش کلید شرکت معتمد، پیگیری خطاهای ارسال بخشی از خدمات شرکت معتمد است.
اشتباهات رایج در انتخاب روش ارسال
- انتخاب کلید مودی بدون برنامه برای نگهداری کلید: کلید خصوصی مثل مهر و امضای کسب‌وکار شماست. اگر روی کامپیوتر یکی از کارمندان بماند و آن فرد برود، ارسال صورتحساب‌ها مختل میشود.
- فراموش کردن تاریخ اعتبار گواهی: در روش کلید مودی، اگر گواهی امضا منقضی شود، ارسال صورتحساب‌ها متوقف میشود.
- انتخاب روش بر اساس توصیه دیگران: روشی که برای یک شرکت بزرگ با تیم فنی مناسب است، لزوماً برای یک فروشگاه یا دفتر خدماتی مناسب نیست.
- تصمیم‌گیری بدون درنظرگرفتن مسیر صدور صورتحساب: روش امضا و ابزار ارسال (نرم‌افزار، وب، API یا کارتخوان) باید با هم هماهنگ باشند.
تغییر روش ارسال امکان‌پذیر است؟
روش ارسال برای هر شناسه یکتای حافظه مالیاتی در کارپوشه تعیین میشود. اگر شرایط کسب‌وکار شما تغییر کند، می‌توانید روش را بازبینی کنید؛ پیش از تغییر، با کارشناس شرکت معتمد خود هماهنگ کنید تا ارسال صورتحساب‌ها در این فاصله متوقف نشود.
ماهر چه کمکی می‌کند؟
ماهر شرکت معتمد مالیاتی نوع اول است و ارسال صورتحساب را از چهار مسیر پشتیبانی می‌کند: نرم‌افزار اندرویدی، سامانه تحت وب، اتصال API و کارتخوان اندرویدی. اگر مطمئن نیستید کدام روش برای کسب‌وکار شما مناسب‌تر است، کارشناسان ماهر در یک مشاوره رایگان وضعیت شما را بررسی می‌کنند. هزینه‌ها را هم می‌توانید در صفحه تعرفه ارسال صورتحساب ببینید.
پرسش‌های متداول
آیا در روش کلید شرکت معتمد به گواهی امضای الکترونیکی نیاز دارم؟
در این روش امضای صورتحساب با کلید شرکت معتمد انجام میشود و مودی برای امضای صورتحساب‌ها به ساخت کلید و گواهی جداگانه نیاز ندارد.
کدام روش سریع‌تر راه‌اندازی میشود؟
معمولاً ارسال با کلید شرکت معتمد سریع‌تر است، چون مراحل ساخت کلید، دریافت گواهی و ثبت کلید عمومی توسط مودی حذف میشود.
شرکت معتمد به اطلاعات مالی من دسترسی دارد؟
شرکت معتمد فقط به اطلاعاتی که برای صدور و ارسال صورتحساب لازم است دسترسی دارد و طبق مقررات سازمان امور مالیاتی ملزم به حفظ محرمانگی این اطلاعات است.
ارسال صورتحساب به سامانه مودیان را به ماهر بسپارید
شرکت معتمد مالیاتی نوع اول؛ ارسال صورتحساب با نرم‌افزار اندرویدی، سامانه تحت وب، API و کارتخوان. کارشناسان ماهر برای انتخاب روش مناسب کسب‌وکار شما، رایگان مشاوره می‌دهند.
بدون دیدگاه