برای فروشگاهی که روزانه ده‌ها یا صدها فروش حضوری دارد، صدور جداگانه صورتحساب الکترونیکی برای هر خرید عملاً ممکن نیست. کارتخوان متصل به سامانه مودیان این مشکل را حل می‌کند: همزمان با پرداخت مشتری، اطلاعات فروش ثبت و برای ارسال به سامانه مودیان آماده میشود. در این مقاله توضیح می‌دهیم این کارتخوان‌ها چطور کار می‌کنند، برای چه کسب‌وکارهایی مناسب‌اند و قبل از خرید یا تعویض دستگاه به چه نکاتی باید توجه کنید.
کارتخوان متصل به سامانه مودیان چیست؟
کارتخوان‌های متصل، معمولاً دستگاه‌های اندرویدی هستند که علاوه بر دریافت وجه، نرم‌افزار صدور صورتحساب روی آن‌ها نصب است. فروشنده اقلام فروش را روی دستگاه ثبت می‌کند، مشتری پرداخت را انجام می‌دهد و اطلاعات صورتحساب از طریق شرکت معتمد به سامانه مودیان ارسال میشود.
ارتباط کارتخوان با انواع صورتحساب الکترونیکی
در سامانه مودیان سه نوع صورتحساب الکترونیکی تعریف شده است. نوع سوم، رسید یا گزارش الکترونیکی دستگاه کارتخوان یا درگاه پرداخت است که فقط اطلاعات پرداخت و حداقل مشخصات فروشنده را دارد. کارتخوان متصل به سامانه این امکان را می‌دهد که علاوه بر اطلاعات پرداخت، اقلام فروش هم ثبت و صورتحساب کامل‌تری صادر شود. برای آشنایی بیشتر، مقاله صورتحساب الکترونیکی چیست را بخوانید.
کارتخوان متصل برای چه کسب‌وکارهایی مناسب است؟
- فروشگاه‌ها و سوپرمارکت‌ها با تعداد بالای فروش روزانه
- اصنافی که بیشتر فروششان حضوری و با کارت بانکی است
- کسب‌وکارهایی که نمی‌خواهند برای صدور صورتحساب، کامپیوتر و نرم‌افزار جداگانه نگه دارند
- فروشندگانی که در محل مشتری کار می‌کنند و به دستگاه قابل‌حمل نیاز دارند
مزایای استفاده از کارتخوان متصل
- ثبت در لحظه فروش: اطلاعات صورتحساب همزمان با پرداخت ثبت میشود.
- حذف کار دوباره: نیازی به ثبت مجدد فروش در سامانه یا نرم‌افزار دیگری نیست.
- کاهش خطا: اقلام و مبالغ مستقیم از روی دستگاه ثبت می‌شوند.
- یک دستگاه برای دو کار: دریافت وجه و صدور صورتحساب
قبل از تهیه کارتخوان متصل، این موارد را بررسی کنید
- ثبت‌نام در سامانه مودیان و داشتن شناسه یکتای حافظه مالیاتی
- شرکت معتمد پشتیبان دستگاه: ارسال صورتحساب‌ها از طریق کدام شرکت معتمد انجام میشود و پشتیبانی آن چطور است؟
- امکان ثبت کالاها و شناسه کالا روی دستگاه، به‌خصوص اگر تنوع کالای شما زیاد است
- امکان صدور صورتحساب اصلاحی و ابطالی از روی دستگاه یا از طریق پنل وب
- گزارش‌گیری: آیا می‌توانید فهرست صورتحساب‌های ارسال‌شده و وضعیت آن‌ها را ببینید؟
مراحل راه‌اندازی کارتخوان متصل به سامانه
- ثبت‌نام و دریافت شناسه: اگر هنوز در سامانه مودیان ثبت‌نام نکرده‌اید، ابتدا ثبت‌نام را کامل کنید و شناسه یکتای حافظه مالیاتی بگیرید.
- انتخاب شرکت معتمد: در کارپوشه، شرکت معتمدی را که دستگاه از طریق آن صورتحساب‌ها را ارسال می‌کند برای شناسه یکتای خود انتخاب کنید.
- تحویل و فعال‌سازی دستگاه: دستگاه با اطلاعات کسب‌وکار شما تنظیم و نرم‌افزار صدور صورتحساب روی آن فعال میشود.
- تعریف کالاها و خدمات: کالاها و خدمات پرفروش همراه با شناسه کالا روی دستگاه تعریف می‌شوند تا ثبت فروش در لحظه، سریع انجام شود.
- فروش آزمایشی: یک فروش آزمایشی انجام دهید و وضعیت ارسال صورتحساب را در پنل بررسی کنید.
صورتحساب اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش
در فروش حضوری، اشتباه در ثبت کالا یا مبلغ و برگشت کالا اتفاق رایجی است. در این موارد، به جای صدور صورتحساب جدید، باید صورتحساب اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش با ارجاع به صورتحساب اصلی صادر شود. پیش از تهیه دستگاه، بررسی کنید این عملیات از روی خود دستگاه قابل انجام است یا باید از پنل وب انجام شود و چه کسی در فروشگاه اجازه انجام آن را دارد.
اشتباهات رایج فروشندگان
- ثبت همه اقلام با یک عنوان کلی: ثبت فروش با عنوان‌هایی مثل «کالا» یا «متفرقه» به جای کالای واقعی و شناسه درست، در آینده مشکل‌ساز میشود.
- بی‌توجهی به وضعیت ارسال: ارسال شدن صورتحساب به معنی پذیرفته شدن آن نیست؛ وضعیت صورتحساب‌ها را به‌طور منظم در پنل بررسی کنید.
- استفاده همزمان از چند روش بدون هماهنگی: اگر یک فروش هم با کارتخوان و هم در نرم‌افزار دیگری ثبت شود، صورتحساب تکراری ارسال میشود.
- آموزش ندادن به فروشندگان: هر کسی که با دستگاه کار می‌کند باید روش ثبت کالا و صدور صورتحساب اصلاحی را بلد باشد.
کارتخوان یا نرم‌افزار؟
| وضعیت کسب‌وکار | راهکار پیشنهادی |
|---|---|
| فروش حضوری زیاد با کارت بانکی | کارتخوان اندرویدی متصل |
| فروش کم و پراکنده | نرم‌افزار اندرویدی روی گوشی |
| صدور صورتحساب از نرم‌افزار حسابداری | اتصال API |
| ارسال دوره‌ای و دسته‌جمعی | سامانه تحت وب و ارسال با اکسل |
کارتخوان اندرویدی ماهر
ماهر به‌عنوان شرکت معتمد مالیاتی نوع اول، کارتخوان اندرویدی متصل به سامانه مودیان ارائه می‌کند؛ ثبت خرید مشتری و ارسال خودکار اطلاعات صورتحساب از همان دستگاه انجام میشود. برای اطلاع از شرایط تهیه دستگاه و هزینه‌ها، صفحه تعرفه‌ها را ببینید یا از طریق مشاوره رایگان با کارشناسان ماهر صحبت کنید.
پرسش‌های متداول
آیا کارتخوان فعلی من به سامانه مودیان وصل میشود؟
این موضوع به نوع دستگاه و ارائه‌دهنده آن بستگی دارد. دستگاه‌های اندرویدی معمولاً با نصب نرم‌افزار قابل اتصال‌اند؛ مدل دستگاه خود را با کارشناس شرکت معتمد بررسی کنید.
اگر اینترنت قطع باشد چه میشود؟
بسیاری از نرم‌افزارهای صدور صورتحساب، اطلاعات را روی دستگاه ذخیره می‌کنند و پس از برقراری ارتباط ارسال می‌کنند. این قابلیت را پیش از تهیه دستگاه از ارائه‌دهنده بپرسید.
ارسال صورتحساب به سامانه مودیان را به ماهر بسپارید
شرکت معتمد مالیاتی نوع اول؛ ارسال صورتحساب با نرم‌افزار اندرویدی، سامانه تحت وب، API و کارتخوان. کارشناسان ماهر برای انتخاب روش مناسب کسب‌وکار شما، رایگان مشاوره می‌دهند.
بدون دیدگاه